Henkilötietolain (523/99) 10 §:n mukainen rekisteriseloste
Rekisterinpitäjä
Siral Oy / Kiinteistövälitystoimisto Asuntokoodi LKV
Kisällinkuja 3 B 1, 04420 Järvenpää.
Y-tunnus 1039563-2
Rekisteriasioista vastaava henkilö
Eero Tiikkaja, eero.tiikkaja@asuntokoodi.fi,
Rekisterin nimi
Kiinteistövälitystoimisto Asuntokoodi LKV asiakastietorekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakassuhteen hoitaminen, kehittäminen, hallinnointi ja analysointi sekä asiakasviestintä.
Rekisterin tietosisältö
Rekisterin tietosisältö koostuu asiakkaan omista ilmoituksista, yhteydenotoista ja toimeksiantosopimuksista.
Asiakkaan solmittua toimeksiantosopimuksen välitysliikkeen kanssa, asiaa hoitava kiinteistönvälittäjä tai myyntiedustaja syöttää toimeksiannon hoitamiseen tarvittavat tiedot Etuovi.comin Kivi-palveluun.
Kivi-palvelu on Alma Mediapartners Oy:n tuottama palvelu, jota välitysliike käyttää toimeksiantojen suorittamiseen. Siral Oy / Kiinteistövälitystoimisto Asuntokoodi LKV:lla on myös manuaaliset kopiot toimeksiannon suorittamista varten tarvituista dokumenteista.
Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia tietoja
- Asiakkaan etu- ja sukunimet
- Syntymäaika ja henkilötunnus (mikäli asiakkaan yksiselitteinen yksilöiminen on tarpeellista rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien turvaamiseksi. Esim. toimeksiantosopimukset, ostotarjoukset, kauppakirjat.)
- Yhteystiedot, kuten puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet ja postiosoitteet.
- Kansalaisuus
- Kieli
- Tiedot jotka koskevat rekisteröidyn työnantajaa sekä asemaa tai tehtävää, mikäli rekisteröity edustaa yhteisöä
- Muut asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen kuuluvat tiedot, kuten
§ Asiakkuuden tai yhteydenpidon alkamis- ja päättymistiedot
§ Lähetetyt evästeet rekisteröidyn selaimelle ja rekisteröidyn selaimen tai muun laitteen/ohjelmiston rekisterinpitäjän palvelimelle lähettämät tiedot (IP-osoite, selainversio)
§ Rekisteröidyn yhteydenottopyynnöt
§ Suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
- Rekisteröidyn antamat tiedot välitysliikkeelle toimeksiannon hoitamista varten, kuten
§ Toimeksiannon voimassaolo
§ Toimeksiannon sisältö sekä ehdot (esim. markkinointi, kohteen hinta, palkkio)
§ Välitettävää kohdetta koskevat tiedot (esim. omistus, saanto, kohteen vapautuminen, vuokrasuhde)
§ Muut tarpeelliset tiedot toimeksiannon suorittamista ja hoitamista varten, kuten kauan kohdetta on käytetty vakituisena asuntona, onko kohdetta käytetty rekisteröidyn aviopuolison tai rekisteröidyn parisuhteen osapuolten kanssa yhteisenä kotina. Avioliiton tai rekisteröidyn parisuhteen purkautumisesta johtuvat tiedot ositus ja omaisuuden erottelu.
§ Toimeksiannon mukaista kauppaa koskevat tiedot (sopijapuolet, kauppahinta, vuokran määrä, välityspalkkio ja muut sopimuksen ehdot.)
§ Rahanpesulain edellyttämät tiedot (asiakkaan tuntemistiedot, henkilöllisyystodistuksen tiedot/kopio, PEP-selvityksen tiedot.)
Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaan omat ilmoitukset ja tiedonannot, henkilötietoja koskevia palveluita tarjoavat viranomaiset ja yritykset, kuten Väestörekisterikeskus, Verovirasto, Maanmittauslaitos, Suomen asiakastieto Oy:n luottorekisteri.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole palvelun teknisen toteuttamisen tai muun perustellun syyn vuoksi tarpeellista. Tällöin rekisterinpitäjä huolehtii sopimusjärjestelyin riittävästä tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietokannat, joihin rekisterin tietoja tallennetaan, ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa. Manuaalisesti käsiteltävät, rekisteröityjen tietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa. Henkilötietoihin pääsevät käsittelemään vain ne henkilöt joille se on tarpeellista ja perusteltua.
Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Tarkastuspyyntö voidaan myös esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa yllä mainitussa osoitteessa sovittuna aikana. Rekisterinpitäjä vastaa tarkastuspyynöihin kirjallisesti. Tarkastuspyynnön voi tehdä maksutta kerran vuodessa. Tarkastuspyyntöihin vastataan lain edellyttämässä, kohtuullisessa ajassa.
Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia varten
Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn osakkeenomistajan vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Rekisterinpitäjän on myös estettävä tällaisen tiedon leviäminen, jos tieto voi vaarantaa rekisteröidyn yksityisyydensuojaa tai hänen oikeuksiaan. Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta on hänen annettava siitä kirjallinen todistus, jossa on mainittava ne syyt joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava sille, jolle rekisterinpitäjä on luovuttanut tai saanut virheellisen henkilötiedon. Ilmoittamisvelvollisuutta ei kuitenkaan ole, jos ilmoittaminen on mahdotonta tai vaatii kohtuutonta vaivaa.
Tietojen poistaminen
Tietoja voidaan poistaa asiakkaan vaatimuksesta, mikäli poistamisen esteenä ei ole lain asettamaa velvoitetta, joka Siral Oy / Kiinteistövälitystoimisto Asuntokoodi LKV:n on täytettävä. Lisäksi tietoja voidaan poistaa valvonnan seurauksena, mikäli asiakas väärinkäyttää palvelua tai harjoittaa sen avulla rikollista toimintaa tms.
Muut mahdolliset oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyllä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjää voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Huomioitavaa: Kiinteistönvälitysliikkeillä on lain edellyttämiä velvoitteita erinäisten dokumenttien ja niihin liittyvän materiaalin säilyttämiseen ja arkistoimiseen määräajaksi. Näitä dokumentteja ovat mm.
§ Toimeksiantosopimukset
§ Ostotarjoukset
§ Kauppakirjat